FAQ zu Videokonferenzen

Für die Teilnahme an einer Videokonferenz sind – neben einem PC/Laptop (Windows 10) mit Internetverbindung - notwendig:

• Mikrofon und Lautsprecher (zwingend)
• Kamera / Webcam (möglichst)
• Headset (möglichst)

Headsets können ggf. bei den BAdW-Systemadministratoren ausgeliehen werden. Dort können auch die Rechner auf die notwendigen Bestandteile geprüft werden.

Warum ein Headset?

Vor allem bei älteren Rechnern sind die Soundanlagen eher von schlechter Qualität, daher produzieren sie womöglich Nebengeräusche und in erhöhtem Maß akustische Rückkopplungen.

Bei der Nutzung eines Headsets werden diese unerwünschten Nebenwirkungen vermieden. Bei Nutzung eines Headsets mit USB-Anschluss wird die Soundanlage des Rechners komplett lahmgelegt und das Headset übernimmt – mit deutlich besserer Qualität.

Insbesondere wenn mehrere Teilnehmer in einem Raum sind, sind Headsets Pflicht!

Es sind verschiedene Videosysteme verfügbar, die vom LRZ resp. BAdW zur Verfügung gestellt werden:

• Meet.lrz.de (nicht mit Firefox!)
• DFN conf
• Cisco Webex (zwei Lizenzen)
• Zoom (zwei Lizenzen)

Beginn einer Videokonferenz

Folgende Schritte werden praktisch bei allen Videokonferenzsystemen sehr ähnlich durchlaufen:

1. Headset + Kamera anschließen; bei der Kamera ggf. den Schieber zur Seite schieben
2. dann erst Klick auf den vom Moderator per E-Mail übersandten Link bzw. Button
3. ggf. runterladen der Software (die allerdings nicht ??? installiert wird)
4. ggf. Eingabe des übersandten Passworts an entsprechender Stelle
5. ggf. Warten bis der Moderator den Teilnehmer explizit in den Konferenzraum eintreten lässt
6. ggf. Zulassen der Mikrophon- und Kameranutzung in der Videokonferenz (durch Klick auf die oft durchgestrichen dargestellten Symbole); es kann auch sein, dass der Browser nachfragt und nicht die Videoanwendung – aber auch hier zulassen.

Prinzipiell wird diejenige Person groß angezeigt, die gerade spricht (= die lautesten Geräusche macht). Als Moderator kann man das aber steuern und die anderen Teilnehmer stumm schalten.

Verhaltensregeln während einer Videokonferenz

1. Es redet grundsätzlich immer nur eine Person.
2. Der Moderator steuert das Rederecht. Teilnehmer können entsprechende Handzeichen geben.
3. Wenn man nicht spricht, möglichst das eigene Mikrophon stumm schalten, um unliebsame Geräuschkulissen oder Rückkopplungen zu vermeiden. (Nicht vergessen, zum Sprechen wieder anschalten!)

Beenden einer Videokonferenz

Um die Sitzung zu beenden, muss man auf das Ende-Symbol (oft ein Telefonhörer) klicken.

Damit ist bei Laptops mit integrierten Geräten auch die Erlaubnis, das Mikrofon und die Kamera zu benutzen, beendet.

Bei externen Geräten diese ebenfalls ausschalten.

Mit den Einladungslinks werden in der Regel automatisch weitere Zugangsmöglichkeiten zur Videokonferenz verschickt:

• Für Browsernutzung auch unter MacOS, Linux
• Für Smartphones (Android und iOS)
• Für rein telefonische Teilnahme
• Für Skype
• …

Zu Beginn sollte eine kurze Einführung in die technischen Möglichkeiten gegeben werden:

Wo Mikrofon ausschalten, wie den Chat ansehen, wie eine Datei oder was anderes anzeigen lassen …